Staffel — Konditions- und Bonusmanagement für den Handel

Im Großhandel und in Verbundgruppen ist die Rechnung nicht das Ende eines Einkaufs, sondern der Anfang. Jahresboni, Staffelrabatte, Werbekostenzuschüsse und Delkredere-Provisionen fließen nachträglich zurück — oft zwei bis fünf Prozent des Einkaufsvolumens und damit häufig die gesamte Marge. Jemand muss die Prosa der unterschriebenen Vereinbarung („ab 2,5 Mio. € netto 3 %, ab 4 Mio. € 4 %, zzgl. 0,5 % Zentrallistungsbonus, WKZ nach Nachweis") in Konditionssätze übersetzen, den laufenden Stand führen und jede Gutschriftsanzeige gegen die eigene Berechnung abstimmen. Diese Arbeit steckt in einem ERP-Modul von 2005, einem gewachsenen Access-Tool und einer Tabelle, die genau eine Person versteht. Eine um 120.000 € verfehlte Staffel ist verlorene Marge — und fällt meist beim Wirtschaftsprüfer auf, nicht im Oktober, wo man noch gegensteuern könnte.

Staffel übersetzt Vereinbarungen in ausführbare Regeln. Das unterschriebene Dokument — PDF, Scan oder der Nachtrag, der per E-Mail kam — wird in ein versioniertes Regelwerk überführt, mit Klauselzitat hinter jedem Feld; die zuständige Person bestätigt oder korrigiert jedes Feld, bevor es scharf geschaltet wird. Die Aufteilung ist bewusst: Das Sprachmodell liest Verträge, die Berechnung ist gewöhnlicher deterministischer Code. Keine Zahl einer Abrechnung stammt aus einem Modell, und jede Zahl lässt sich über Regel und Klausel bis zu den Belegzeilen zurückverfolgen. Ebenso bewusst ist Staffel kein ERP und bucht nichts: Umsatzdaten kommen als Export herein, Abrechnungsbelege gehen heraus, und ein Mensch entscheidet, wann eine Periode festgeschrieben wird.

Von der Vertragsklausel zur rechenbaren Regel

Eine Jahresvereinbarung geht hinein und kommt als Felder zurück: Bezugsgröße, Abzüge, ob Direktgeschäft der Anschlusshäuser zählt, Staffelgrenzen und Sätze, Fälligkeiten, Akonto-Regeln. Jedes Feld trägt den Satz, aus dem es stammt, und eine Konfidenzangabe; was mehrdeutig ist, wird markiert statt geraten. In der Vereinbarung unten ist der Ausschluss „Streckengeschäft ab Werk" tatsächlich mehrdeutig, betrifft 96.400 € Bonusbasis — und landet beim Menschen, statt still zu einem Filter zu werden.

Der Staffelstand, solange das Jahr noch läuft

Sobald die Regeln stehen, ergibt sich der laufende Stand von selbst. Zu jedem Lieferanten stehen Einkaufsvolumen, erreichte Stufe, aufgelaufener Bonus und Hochrechnung auf das Jahresende — auch die unbequemen Fälle: drei Lieferanten, bei denen 90 bis 140 Tausend Euro Volumen zur nächsten Stufe fehlen und der Sprung 12.100 €, 17.500 € beziehungsweise 35.000 € wert ist, weil der höhere Satz rückwirkend auf das Gesamtvolumen gilt. Das ist der Unterschied zwischen Konditionen verwalten und Konditionen steuern.

Abrechnen, simulieren, rückwirkend korrigieren

Periodenabrechnungen entstehen als sichtbarer Rechenweg: Umsatzbasis, Abzüge, jeder Anspruch mit Satz und Regel, Delkredere und Zentralregulierungsgebühr, verrechnete Akontozahlungen, offener Auszahlbetrag. Erst simulieren, dann zur Freigabe vorlegen — festgeschrieben wird nichts, bevor es jemand freigibt. Rückwirkende Nachträge behandelt Staffel als das, was sie sind: Der Nachtrag unten verschiebt eine Staffelgrenze mit Wirkung zum 1. Januar, die bereits abgerechneten Perioden werden neu bewertet, und die Differenz von 16.730 € läuft als Korrekturposition in die aktuelle Abrechnung — die abgeschlossenen Abrechnungen bleiben abgeschlossen.

Aus sechs Wochen Abstimmung wird eine priorisierte Liste

Lieferantenabrechnungen — zunehmend als XRechnung oder ZUGFeRD — werden automatisch gegen die eigene Berechnung gematcht. Jede Differenz wird zum Klärfall: Positionsvergleich, Ursachenhypothese in einem Satz, die Klausel, die den Fall entscheidet, und ein Antwortentwurf, den man abschicken kann. Im Beispiel unten hat der Lieferant das Direktgeschäft der Anschlusshäuser nicht in die Basis genommen, blieb damit unter einer Staffelgrenze — und das kostet einen halben Prozentpunkt auf das gesamte Volumen.

Wo das Projekt steht

Staffel ist in Entwicklung. Die Bildschirme oben zeigen das Produkt, wie es gerade entsteht: Vereinbarungen einlesen und prüfen, das Lieferanten-Cockpit, Abrechnung mit Simulation und rückwirkenden Nachträgen, Klärfälle. Zwei Dinge machen den Zeitpunkt richtig — die E-Rechnungspflicht macht Gutschriftsanzeigen nebenbei strukturiert maschinenlesbar, und die internationalen Anbieter im Rebate Management sprechen weder deutsche Vertragssprache noch Verbundgruppen-Logik. Wir suchen zwei bis drei Pilotkunden, deren echte Vereinbarungen die erste Version prägen.

Wenn Sie Konditionen und Bonusabrechnung verantworten, in einer Verbundgruppe oder im Fachgroßhandel: Sprechen Sie uns an — schicken Sie uns drei anonymisierte Vereinbarungen, und Sie sehen Ihre eigenen Klauseln auf dem Prüfschirm.